Bola extra: Cálculos, templates y enlazar bases de datos

Aprende a hacer cálculos, crear templates y enlazar bases de datos en Notion para sacar el máximo partido a tu espacio de trabajo.

Cálculos en nuestras bases de datos

En las bases de datos del tipo Tabla o Tablero, se pueden realizar operaciones con la información de los ítems.

Para acceder:

  • En una Table: pasar el ratón por la parte inferior de la tabla. Aparece la palabra Calculate debajo de cada columna.
  • En un Tablero: la opción está al lado del nombre de la propiedad usada para crear las columnas.

Opciones de cálculo disponibles:

  • Count All: Cuenta el número de ítems
  • Count Values: Cuenta valores de la propiedad elegida
  • Count Unique Values: Cuenta sin duplicados
  • Count Empty: Cuenta filas sin valor
  • Count Not Empty: Cuenta filas con valor
  • Percent Empty: Porcentaje sin rellenar
  • Percent Not Empty: Porcentaje rellenado
  • Earliest Date: Fecha del ítem más antiguo
  • Latest Date: Fecha del último ítem
  • Date Range: Tiempo entre primer y último ítem

Para propiedades numéricas (Number):

  • Sum, Average, Median, Min, Max, Range

Templates dentro de bases de datos

Los templates son plantillas con contenido predefinido para evitar reescribir lo mismo en documentos con estructura idéntica.

Dos formas de crear templates:

  1. Pulsar la flecha hacia abajo del botón azul New en la parte superior derecha
  1. Al abrir un ítem recién creado, aparece una opción para crear un nuevo template

Dentro del template se puede escribir contenido, añadir secciones, definir propiedades fijas y establecer la estructura típica.

Editar, compartir y marcar templates como favoritos

Para editar: volver al botón New, abrir el desplegable y pasar el ratón sobre el template. Aparece un menú ... con opciones para eliminar, duplicar o editar.

Características:

  • Se pueden crear múltiples templates por base de datos
  • Cada base de datos tiene sus propios templates (no reutilizables en otras)
  • Los templates se pueden compartir con el equipo
  • Se pueden marcar como Favorito

Enlazar bases de datos

Las bases de datos se pueden enlazar para visualizarlas en diferentes puntos del espacio de trabajo.

Usando el bloque Linked Database:

  1. Escribir /linked y pulsar Enter
  1. Escribir el nombre de la base de datos a enlazar
  1. Cambiar la visualización a la necesaria
  1. Jugar con filtros y opciones de ordenación según contexto

Alternativa: Pinchar en el menú ⋮⋮ a la izquierda de la tabla, pulsar Copy link, pegar donde se desee. Aparece un mensaje con opción Create linked database.