3.04. Bola extra: Hacer cálculos, crear templates y enlazar bases de datos

Cálculos en nuestras bases de datos

En las bases de datos del tipo Tabla o Tablero, se pueden realizar operaciones con la información de los ítems.

Para acceder:

• En una Table: pasar el ratón por la parte inferior de la tabla. Aparece la palabra Calculate debajo de cada columna de propiedades.
• En un Tablero: la opción está al lado del nombre de la propiedad usada para crear las columnas. Hay un número gris que, al pinchar, abre un menú.

Opciones de cálculo disponibles:

• Count All: Cuenta el número de ítems en esa columna o fila.
• Count Values: Abre un desplegable con todas las propiedades y cuenta valores de la propiedad elegida.
• Count Unique Values: Cuenta sin duplicados.
• Count Empty: Cuenta filas sin valor en esa columna.
• Count Not Empty: Cuenta filas con valor en esa columna.
• Percent Empty: Porcentaje de filas sin esa propiedad rellenada.
• Percent Not Empty: Porcentaje de items con esa propiedad rellenada.
• Earliest Date: Muestra cuándo fue creado el ítem más antiguo.
• Latest Date: Indica cuándo fue creado el último ítem.
• Date Range: Muestra el tiempo transcurrido entre primer y último ítem.

Para propiedades numéricas (Number):

• Sum: Suma los números de la columna.
• Average: Media de los números.
• Median: Mediana de los números.
• Min: Número más bajo.
• Max: Número más alto.
• Range: Diferencia entre máximo y mínimo.

Templates dentro de bases de datos

Los templates son plantillas con contenido predefinido para evitar reescribir lo mismo en documentos con estructura idéntica.

Dos formas de crear templates:

1. Pulsar la flecha hacia abajo del botón azul New en la parte superior derecha. Al abrir se muestra + New template.
2. Al abrir un ítem recién creado (vacío), aparece una opción para crear un nuevo template en el cuerpo de texto.

Dentro del template se puede escribir contenido, añadir secciones, definir propiedades fijas y establecer la estructura típica (ej: reuniones con fecha, personas, temas a tratar, próximos pasos).

Editar, compartir y marcar templates como favoritos

Para editar: volver al botón New, abrir el desplegable y pasar el ratón sobre el template deseado. Aparece un menú ... con opciones para eliminar, duplicar o editar.

Al editar aparece un mensaje amarillo indicando que se está editando un template. Los cambios se aplican al template y serán efectivos la próxima vez que se cree uno.

Características:

• Se pueden crear múltiples templates por base de datos.
• Cada base de datos tiene sus propios templates (no reutilizables en otras).
• Los templates se pueden compartir con otros miembros del equipo usando el botón Share.
• Desde el menú ... se pueden marcar como Favorito (aparecen pinneados en Favorites del sidebar).

Enlazar bases de datos

Las bases de datos se pueden enlazar para visualizarlas en diferentes puntos del espacio de trabajo, evitando estar moviéndose y cambiando de páginas constantemente cuando queremos consultar datos.

Usando el bloque Linked Database:

1. Escribir /linked y pulsar Enter.
2. Escribir el nombre de la base de datos a enlazar.
3. Cambiar la visualización a la necesaria (ej: Calendario).
4. Jugar con filtros y opciones de ordenación según contexto.

Alternativa: Pinchar en el menú ⋮⋮ a la izquierda de la tabla, pulsar Copy link, pegar donde se desee. Aparece un mensaje con opción Create linked database.