Nuevas bases de datos

Nuevas bases de datos

En la semana del 15 de Marzo, Notion ha hecho público un cambio en la manera en la que interactuamos con las bases de datos.

Aunque por detrás todo funciona igual, si que ha habido algunas modificaciones importantes en la interfaz (y en algunas nuevas posibilidades) que merecen la pena explicarse, así que aquí vamos!

Crear bases de datos de 0

El mayor cambio lo encontramos nada más vayamos a crear una base de datos.

Antes, si recuerdas, había que pulsar la tecla de / para que apareciera el desplegable desde el cual podías elegir crear una base de datos, y esto te daba distintas opciones:

ANTES

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Ahora, las opciones se reducen y el término cambia.

AHORA

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Encontramos una distinción entre Database y View.

En realidad todas siguen siendo bases de datos, pero tiene sentido el cambio de término ya que, como verás, si elegimos la opción de View, lo que estaremos creando ahora será una vista, una especie de marco o lienzo en el que inyectaremos esas bases de datos.

Como ya no trataremos sobre la base de datos “en crudo”, sino sobre un cuadro vacío, podremos hacer cosas que antes no podíamos 😉

Pero antes, vamos a lo conocido!

Pongamos que elegimos la opción por defecto; Database - Inline

Si no sabes la diferencia entre las bases de datos Inline y Full Page, ve aquí

Nos encontraremos con una nueva base de datos vacía en el modo por defecto que siempre ofrece Notion por ser la más compleja, la vista de Tabla (es la más compleja simplemente porque es la única que te permite ver todas las propiedades que vayas añadiendo, a la vez, y de una manera más clara).

Como verás, no hay grandes cambios aparentes, salvo en el momento en el que vamos a los setting de la tabla, pulsando en ...

En este momento aparecerá un panel, y esta es una de las grandes diferencias entre esta interfaz y la antigua:

Podrás controlar todos los settings de tu base de datos desde este panel, centralizando todo lo que se puede hacer en un mismo sitio.

¿Y qué es lo que puedes hacer?

Pues, a la hora de empezar a configurar una base de datos de 0, podrás hacer exactamente lo mismo:

  • Ponerle un título
  • Crear propiedades
  • Cambiar la vista..

Y OJO! porque aquí es donde ya viene uno de los cambios:

1. CONTROLAR TODO DESDE UN MISMO PANEL

Lo que antes era cambiar el modo de visualización o la vista de una tabla (para elegir entre Tabla, Calendario, Tablero, Galería, etc..) ahora directamente se llama Layout y se controla desde el mismo panel de la derecha 👇

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Igual que pasaba anteriormente, dependiendo del Layout que elijas podrás hacer unas cosas u otras, por lo que las opciones que aparecen abajo cambian.

📌

Tienes más info sobre las particularidades entre las distintas vistas de bases de datos aquí.

Pero desde este panel no sólo podrás controlar el Layout, sino también las Propiedades, los Filtros, las Opciones de Ordenación (Sort) y, en general, todos los ajustes de tu base de datos.

Esto es muy parecido a cómo lo hacíamos antes, la principal diferencia está en que antes eso lo controlábamos desde un modal y ahora está fijo en la misma Vista, lo que hace la interacción mucho más intuitiva y rápida.

2. AÑADIR VISTAS UNA AL LADO DE OTRA

Una de las cosas más cómodas de esta nueva interfaz es que ahora podrás ir añadiendo diferentes vistas de tu base de datos una al lado de la otra, vs. tener que hacerlo a través de un desplegable como antes.

Para crear una nueva vista, sólo tendrás que pinchar en el comando + Add view y, como ahora todo se controla desde el panel, automáticamente podrás empezar a controlarlo todo desde ahí 🙌

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Por si esto fuera poco, lo verdaderamente revolucionario viene a la hora de enlazar bases de datos y es que, como ahora tratamos con el concepto de Vista, vamos a poder crear una vista nueva y, en su interior, enlazar bases de datos distintas. (😱)

Enlazar bases de datos existentes

Antes, cuando queríamos enlazar una base de datos cuya fuente original viviera en otro punto de nuestro espacio de trabajo, teníamos que usar el comando Create linked database

Con esta actualización, ese comando desaparece porque, de nuevo, centralizamos todo lo que podemos hacer con bases de datos en ese concepto de Vista (View)

Así que ahora, para enlazar una base de datos existente, lo haremos de la siguiente manera:

Cuando tecleemos /database, en vez de elegir una de las dos primeras opciones (que, recordemos, eran Database - Inline o Database - FullPage), elegiremos cualquiera* de las otras opciones.

*Si, cualquiera. A la hora de enlazar una base de datos que ya existe en realidad la vista que elijamos de partida es irrelevante ya que lo que vamos a hacer es “llamar” a una que ya hemos creado previamente.

En este caso no estaremos creando una base de datos de 0, sino que lo que vamos a hacer es llamar a otra. Para ello, la vista se convierte en una especie de cuadro de mandos desde el cual podremos seleccionar la fuente original desde la que querremos trabajar.

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Para ello, nos aparecerá en ese panel de la derecha una lista de las últimas bases de datos que hayas modificado, pero puedes usar el campo de búsqueda para buscar cualquier base de datos que exista en ese espacio de trabajo.

Novedades a la hora de trabajar sobre bases de datos

1. PARTIR DE VISTAS CREADAS PREVIAMENTE

Lo primero que verás cuando enlazas una base de datos es que ahora, a la hora de enlazarla, Notion antes te da a elegir qué vista (de la base de datos original) te quieres traer. Esto es algo que no ocurría antes y que nos va a ahorrar muchísimo tiempo ya que, antes de esta actualización, cada vez que enlazábamos una base de datos, perdíamos todos los filtros, vistas, opciones de ordenación etc que hubiéramos podido crear para ella y teníamos que empezar de 0.

Ahora, puedes recuperar esas vistas y simplemente enlazarlas de nuevo donde tu quieras❣️

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2. CAMBIOS EN LA FORMA DE FILTRAR

Otro de los grandes cambios que vamos a encontrar está en los Filtros. En el momento que crees uno nuevo notarás dos cosas:

  1. Por un lado, por cada nuevo filtro que apliques, Notion lo interpretará como un filtro independiente y se irán poniendo uno al lado de otro en la parte superior de tu tabla.
  2. Por otro lado, en el momento en el que añadas un nuevo filtro este aparecerá con un circulito naranja que indica que, a partir de ese momento, todos los filtros que apliques o todos los cambios que hagas, tendrás que elegir si los guardas o no y, si los guardas, cómo conservas esos cambios.* Puedes hacerlo de dos maneras:
    1. Save for everyone → Estarás guardando esos cambios en la misma vista en la que estabas trabajando.
    2. Save as new view → Se creará una vista nueva con esos cambios aplicados y la anterior se quedará como estaba.
    3. Por último, pulsando Reset volverás a como estaba todo antes

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* Antes no teníamos opción de guardar nada. Cada filtro nuevo que añadiéramos o elimináramos podía cambiar la manera de visualizar una base de datos entera pero no teníamos opción a volver atrás, guardar eso en una vista nueva o aplicarlo por defecto. Este es un upgrade bastante importante.

FILTROS SIMPLES Y FILTROS AVANZADOS

Otro de los cambios significativos en los filtros está relacionado con ese nuevo comportamiento por el cual, cada filtro nuevo que se cree, aparecerá como un botón en la parte superior de nuestra tabla.

Esto funciona bien con los filtros que sólo se refieren a una propiedad, pero en ocasiones querremos crear filtros algo más avanzados jugando con lógica de AND u OR para añadir un grado extra de granularidad.

📌

Puedes darle un repaso a los Filtros aquí

Antes, a esto se le llamaba Filter Group, y ahora han cambiado el término a Advanced Filter, pero el funcionamiento es el mismo.

Puedes tomar un filtro simple y convertirlo en avanzado, para lo cual tendrás que meterte dentro de ese filtro en particular y añadir reglas en el mismo.

Visualmente, lo que ocurrirá será que se creará un modal exactamente igual a como tratábamos con los filtros anteriormente, así que no notarás diferencia.

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Atendiendo a la nomenclatura, como ves en el ejemplo, estos filtros avanzados los verás como “reglas” (Rules), y Notion interpreta una regla por cada uno de los filtros que crees.

En este caso, he creado uno que sólo me muestra las acciones de Status = activa o las acciones cuya propiedad Done no está marcada.

2 filtros = 2 reglas, y así es como lo vemos también en los botones superiores.

3. ENLAZAR DIFERENTES BASES DE DATOS EN UNA MISMA VISTA

Me dejo lo mejor para el final y es que una de las mejores cosas que trae toda esta actualización es que, al tratar con Vistas y no Bases de Datos en si, podemos usar esas Vistas para enlazar diferentes fuentes de datos.

Esto quiere decir que ahora, en un mismo lienzo, podré ver en una pestaña una base de datos y, en la pestaña de al lado, una base de datos distinta, sin tener que enlazar ambas por separado, ponerlas una al lado de otra o esconderlas en Toggles, todo ello “trucos” a los que teníamos que recurrir antes cuando necesitábamos ver dos bases de datos diferentes a la vez.

Para hacerlo, es tan sencillo como añadir una nueva vista a la base de datos en la que ya estábamos (partiendo siempre de una base de datos enlazada, en las que crees de 0 no podrás hacerlo) con + Add view y elegir, de nuevo, una fuente de datos (en este caso elegiríamos una diferente).

El resto funciona exactamente igual:

  • Eliges la base de datos que quieres enlazar
  • Seleccionas la vista que deseas traerte (puedes crear una vista nueva también)
  • Voilà, ya tienes tus diferentes bases de datos juntas en un mismo lienzo y sólo tienes que cambiar de pestaña cada vez que necesites ver una u otra.

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En el ejemplo están mi base de datos de Proyectos filtrada por sólo los que están activos (en progreso u ongoing), junto a la base de datos de Acciones en vista Calendario y, a la vez, esa misma vista pero mostrando sólo las acciones más importantes.

4. RECUPERAR PROPIEDADES ELIMINADAS

Otra pequeño gran cambio que vas a encontrar es la posibilidad de de recuperar propiedades eliminadas en una base de datos. Un detalle super útil teniendo en cuenta que eliminar una propiedad puede suponer, en ocasiones, eliminar relaciones, rollups asociados, filtros complejos, etc.

Por lo tanto, es un cambio a tener en cuenta que seguro que te viene genial 😉

Para recuperar una Propiedad eliminada, sólo tienes que abrir nuestro ya conocido panel, pinchar en Properties y, al final de la lista, encontrarás una sección de Deleted Properties.

Sólo tienes que pinchar y desde ahí podrás restaurarlas o eliminarlas definitivamente.

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EXTRA: ESCONDER EL TÍTULO DE UNA BASE DE DATOS

Por último, otro de los cambios extra que vienen con toda esta actualización es la posibilidad de, POR FIN, esconder el titulo de una base de datos si queremos (muy útil para los que dan una especial importancia a la estética de sus espacios de trabajo, ya que a veces este título se hacía un poco redundante..)

Para ello, bastara con pinchar en el botón de ... al lado del título y seleccionar Hide database title.

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Ilustraciones: Miroodles