Notion nace con la promesa de ser capaz de unificar todas las apps de productividad que usas en tu día a día. Se supone que si la usas bien, puedes decir adios a tus listas de tareas, tus aplicaciones de notas, tus calendarios y tus Trello y Asanas. Notion es, en sus propias palabras, the "All-in-one workspace".

Y el caso es que, cuando entras en la aplicación por primera vez, te encuentras de cara con un lienzo en blanco.

• Tu primera página en Notion
• Dándole estilo al texto
• La unidad mínima en Notion son los bloques
• Bloques básicos
• Los bloques son fluidos
• Páginas y subpáginas
• Bloques especiales
• Bloques en linea
• Menciones
• Recordatorios
• Emojis
• Bloques de base de datos
• Bloques de media
• Bloques para incrustar
• Práctica. Primeros pasos para crear una guía de viajes
• ¿Te ha resultado útil este contenido?
• MakinProcess ✨
• Lleva Notion más allá 👇
• Contacto

Tu primera página en Notion

Vamos a crear una página nueva en Notion y a perderle el miedo a ese canvas en blanco. Para hacerlo, puedes ir a la barra lateral y, en la parte inferior, verás un botón que pone + New Page, que creará automáticamente una página.

A esta página deberás ponerle un título y puedes ponerle un icono representativo y una imagen de fondo. Además, te dará a elegir entre empezar en blanco, usar un template o insertar una de los 5 tipos de bases de datos que tenemos.

Nosotros vamos a elegir empezar en blanco y empezaremos a escribir como en un editor de texto normal. Y, como en un editor de texto normal, podremos darle a nuestro texto estilo.

Dándole estilo al texto

Seleccionando el texto que queramos formatear, nos aparecerá un pequeño panel de herramientas de estilo, como en cualquier otra aplicación (no en todo se puede ser original, a veces lo de siempre funciona y no hace falta cambiarlo).

Desde este menú contextual podrás:

• Cambiar el tipo de letra a negrita, itálica, subrayado o tachado, con los atajos de teclado normales que ya conocemos.
• Crear enlaces, bien seleccionando un texto y pinchando en la opción de <Link> o, pequeño truqui, seleccionando la palabra/s que quieres que lleve el enlace y simplemente pegándolo con cmd/ctrl + V(si lo tenías previamente guardado en el portapapeles)
• Puedes formatear tu texto como código, bien pulsando en el botón <> con tu texto seleccionado o con el atajo de teclado cmd/ctrl + E
• Añadir color a tu texto de dos maneras:
• Cambiando el color del texto (por ejemplo asi)
• Cambiando el color del fondo (por ejemplo así)

La unidad mínima en Notion son los bloques

Esta interfaz tan minimalista que hemos visto hasta ahora choca un poco con la idea de aplicación todo en uno que comentábamos antes. Pero esto es porque Notion en el fondo es como un LEGO que viene con una serie de bloques. Igual que en LEGO, si combinas los bloques de diferentes maneras puedes crear montones de cosas; desde una simple lista de tareas o una aplicación de notas minimalista, hasta un dashboard complejísimo en el que llevar un control de clientes, proyectos, recursos, etc.

Para ello, Notion pone a tu disposición todos estos bloques, a los que puedes acceder simplemente tecleando /:

Bloques básicos

• Texto
• Headings (H1, H2, H3)
• Bullets
• Checkboxes
• Listas
• Quotes
• Callouts
• Desplegables
• Separadores de contenido

Los bloques son fluidos

Otra de las cosas maravillosas de Notion y que la hacen diferente al resto de aplicaciones es que todos estos bloques de los que disponemos son "convertibles", es decir, cualquier bloque de Notion puede convertirse en un bloque diferente.

Por ejemplo, una lista normal puede convertirse en una checklist

Una serie de bloques de texto pueden convertirse en páginas

Una lista de tareas plana puede convertirse en una serie de cards en un tablero

Aquí empezamos a ver como Notion no se limita a darte sólo unas piezas de construcción, sino que maneja el contenido de cada una de estas piezas de manera que la información se visualice de diferentes maneras dependiendo del contexto que tú quieras darle.

Además, si ya vas pillándole el truquito a los bloques, te habrás dado cuenta de que puedes pincharlos y arrastrarlos para moverlos y reordenarlos. Esta pequeña funcionalidad será muy útil a la hora de empezar a poner nuestra página "bonita".

Páginas y subpáginas

Antes de continuar con el resto de bloques, vamos a hacer un pequeño inciso para entender como funcionan las páginas. Y es que, si el elemento mínimo de construcción en Notion son los bloques, estos se combinan para formar páginas. Las páginas son como los archivos en Notion. No encontrarás carpetas, sino que las mismas páginas pueden albergar a su vez más páginas, y estás a su vez más páginas y así ad infinitum. Todo esto lo puedes ver en el sidebar, simplemente haciendo click en el botón de desplegar.

Esta estructura de archivos tradicional se combina con el concepto de los hipervínculos en la web o, para que nos entendamos todos; cada página tiene su propio enlace, al que puedes hacer referencia en cualquier otro punto del espacio de trabajo (si recuerdas, lo hacíamos con @ seguido del nombre de la página). Como buen hipervínculo, te llevará directamente a esa página en concreto. Y, como con los archivos en cualquier otro tipo de plataforma, puedes operar con ellos; eliminar páginas, copiarlas, duplicarlas y moverlas. Lo bueno es que, si las mueves, conservarán ese enlace único y podrás seguir haciendo referencia a ellas sin que se rompa el vínculo.

Como novedad, hace una semana escasa Notion introdujo una nueva feature relacionada con las páginas enlazadas; los backlinks. Aunque es algo que, muy previsiblemente, aún está en proceso de mejora por parte del equipo de Notion, esta funcionalidad ahora mismo se traduce en que, cada vez que en una página X haces referencia a una página Y, esta página Y tendrá en su parte superior una pequeña anotación que indique desde qué página/s se la está referenciando.

Personalmente, creo que es algo que tienen que mejorar para sacarle mayor partido a la conexión entre páginas, pero no deja de ser un detalle amable que ayudará un poco más a no perderte cuando tus páginas empiecen a tener muchos enlaces entre ellas.

A o largo de este curso (y ojalá también a lo largo de tu experiencia con la aplicación) harás bastante uso de este poder de enlazado, tanto en las páginas como en las bases de datos.

Bloques especiales

Bloques en linea

Los bloques que Notion llama "inline" son aquellos tipos de contenido que puedes insertar en linea con el resto del texto, en contraste con los otros que se crean automáticamente en un salto de linea.

Este tipo especial de contenido está reservado para las menciones y los recordatorios. Ambos pueden ser "invocados" pulsando la tecla @ .

Menciones

En cuanto pulses @, verás que se abrirá un pequeño panel en el que podrás elegir personas (si compartes espacio de trabajo con alguien o has compartido con algún invitado una página), páginas o fechas.

Con esto lo que estarás haciendo es lo siguiente:

• Mencionar una página. Poniendo @ seguido del nombre de una página, automáticamente creará un enlace a esa página.
• Mencionar a una persona. Si mencionas a una persona poniendo @ delante de su nombre, esa persona recibirá una notificación que le llevará a esa parte de la página en la que le hayas mencionado. Muy útil cuando trabajas con más gente y quieres hacer un llamamiento a alguien sobre algo concreto en lo que hayas estado trabajando.
• Mencionar una fecha. Si escribes @ seguido de una fecha, se creará una marca de tiempo en ese punto de la página. Esto puede ser útil para poner fecha a tu trabajo. Puedes hacerlo de dos maneras:
• Escribiendo, literalmente, today, tomorrow o yesterday, que se convertirán en sus fechas correspondientes según pase el tiempo
• Para ir a fechas concretas, basta con que escribas el número de mes seguido por el día, separado por /. Así @12/30 se convertirá automáticamente en @December 30, 2020. Luego puedes hacer click en esa marca de tiempo para editarla con una vista de calendario.
💡
Aunque esos son los atajos más comunes, te recomiendo que juegues introduciendo diferentes números y letras y ver qué reconoce Notion. Por ejemplo, si escribes @f automáticamente te sugerirá @September 11, 2020 y, si continuas escribiendo números, te irá sugiriendo horas... prueba diferentes combinaciones.

Recordatorios

Como decía, además de mencionar con @, también puedes añadir recordatorios. Para hacerlo, la fórmula es la misma; basta con empezar escribiendo @ pero, en este caso, lo acompañas de la palabra remind y seguido de la fecha que quieras (tal y como hemos visto arriba). Así, por ejemplo, puedes escribir @remind tomorrow o @remind friday 11. Esto generará automáticamente una etiqueta de color azul como ésta: @September 12, 2020 11:00 AM (GMT+1), en la que puedes pinchar y, manualmente, elegir con mayor detalle cómo quieres que se te recuerde (con cuánto tiempo de antelación, si será un recordatorio de un evento concreto o durará más de un día...etc)

Emojis

Por último, pero no menos importante, puedes crear emojis directamente en línea simplemente pulsando la tecla :, que abrirá un pequeño panel donde podrás elegir el emoji que quieras. De manera alternativa, también puedes escribir : seguido de la palabra que se refiera a ese emoji en concreto. Por ejemplo :avocado se convertiría automáticamente en 🥑.

Bloques de base de datos

También están los bloques relacionados con bases de datos (spoiler: en Notion todo son bloques, si, pero el bloque con mayor poder es probablemente la base de datos, en la próxima lección veremos por qué)

Esta categoría de base de datos Notion la divide en 5 tipos según su tipo de visualización:

• Tablas
• Tableros
• Galerías
• Listas
• Calendarios

No te preocupes demasiado por eso ahora, esta parte tiene algo de intríngulis y por eso habrá lecciones enteras dedicadas a esto. Por ahora, basta con que sepas que tienes 5 tipos de bloques del formato "base de datos" que te servirán para, valga la redundancia, introducir diferentes datos.

Bloques de media

Además, hay una serie de bloques "especiales" que nos servirán para añadir media a nuestras páginas, como pueden ser:

• Imágenes (o gifs). Podemos subirlas directamente desde nuestro ordenador o copiando y pegando un enlace si están alojadas en la web. (si, esto aplica también a gifs)
• Videos: Sube tu propio video desde tu ordenador o incrusta uno de Youtube, Vimeo, etc..
• Audio: De la misma manera, podremos subir nuestro audio o incurstar pistas de audio desde Spotify, Soundcloud, etc.
• Código: Puedes añadir bloques de código que se formatean especialmente; Notion soporta el resaltado de sintaxis para multitud de lenguajes de programación.
• Archivos que subamos desde nuestro ordenador o que insertemos a través de un enlace.
• Páginas webs que se guardan como marcadores visuales clickables.

Bloques para incrustar

Notion permite incrustar contenido de más 500 aplicaciones distintas. Simplemente escribiendo /embed podrás insertar desde casi cualquier sitio, aunque tiene atajos para las más populares, entre las cuales están, por ejemplo:

• Google Drive
• Typeform
• Github
• Google Maps
• Figma
• Loom
• Invision
• Whimsical
• Framer
• etc

Además de todo esto, hay una serie de bloques que te serán muy útiles dependiendo del contexto:

• Tabla de contenidos, que genera un índice a partir de los encabezados que has puesto en tu documento (como el de esta página).
• Breadcrumb, que inserta un menú de navegación que muestra la página en la que estás en contexto dentro del workspace (como el de esta página).
• Template button: Te permite crear y configurar un botón especial para replicar cualquier bloque o combinación de bloques que quieras. Veremos como funciona un poco más adelante, cuando empecemos a poner en práctica todo lo aprendido en esta lección.

Práctica. Primeros pasos para crear una guía de viajes

Ahora vamos a poner en práctica todo lo aprendido. En este video te enseño los primeros pasos para crear una guía de viajes en Notion. Empezaremos con una página muy básica sólo para ir planeando el viaje, pero que te permitirá ir viendo cómo funcionan algunas de las cosas que hemos visto hasta ahora; los bloques, lo útil que es su carácter flexible, las páginas y subpáginas y alguna que otra sorpresita.

Pronto, según vayamos aprendiendo cosas más avanzadas, esta página crecerá y se irá haciendo más compleja y llena de funcionalidades hasta que acabe convirtiéndose en una auténtica guía de viaje. Pero eso será en las próximas lecciones. Hasta entonces, espero tus resultados en el hashtag #aprendenotion 😉

¿Te ha resultado útil este contenido?

No olvides unirte a MakinProcess para seguir aprendiendo sobre sistemas para pensar mejor y de esa manera crear y vivir mejor 😉

MakinProcess ✨

Lleva Notion más allá 👇

→ 🚀 Notion Starter Pack

→ 🧭 Curso: Life Design Kit

→ 🖤 Curso de Tu Página en Notion

→ ⚙️ Ver más herramientas y sistemas

→ 🌈 Asesorías y diseño de espacios de trabajo personalizados

Contacto

→ 📧 mail: elena@elenamadrigal.com

→ 🐦 twitter: @elenayuscula

→ 📇 linkedin: elenamadrigal

→ 🖋 página personal: elenamadrigal.com

Este sitio ha sido construído en Notion y Super.so. (Si quieres aprender a construir tu propio site con Notion, echa un vistazo al curso Tu Página en Notion, donde enseño todo el proceso detallado)

Ilustraciones: Miroodles