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01. Introducción al espacio de trabajo

Lo primero que ves cuando entras a Notion será, previsiblemente, una página en blanco. No te preocupes por eso ahora, ya hablaremos de las páginas y de cómo las vamos rellenando, pero si eres totalmente nuevo con la herramienta, antes querrás familiarizarte con el espacio de trabajo.

La barra lateral

La barra lateral de la interfaz es desde donde vas a poder navegar por la aplicación y por todo el contenido que vayas creando. Verás que se divide en tres secciones;

Cambio de espacio de trabajo, búsqueda, notificaciones y settings

  • Cambio de espacio de trabajo: En el caso de que pertenezcas a varios espacios de trabajo distintos (por ejemplo, el tuyo personal y uno de trabajo) desde aquí podrás acceder a cada uno, crear nuevos, añadir otra cuenta o hacer log out.
  • Búsqueda: La búsqueda de Notion es bastante potente, no la minusvalores. Puedes acceder a ella desde ese icono de la lupa o con su atajo de teclado cmd/ctrl + p . Cuando digo que es bastante potente es porque puedes ordenar los resultados por diferentes opciones, filtrarlos e incluso combinar múltiples filtros para búsquedas más avanzadas. No se habla lo suficiente sobre esta pequeña gran ayuda, pero cuando empiezas a tener muchas páginas y documentos, puede ahorrarte bastante tiempo 😉
  • Notificaciones (All Updates): Al pinchar en notificaciones, se abrira un pequeño panel que divide las notificaciones en cuatro tipos:
    • Inbox: Todas las menciones que se te hayan hecho en cualquiera de los espacios de trabajo a los que pertenezcas (hablaremos de las menciones un poco más adelante) o alertas que tu mismo hayas configurado (también veremos esto más adelante)
    • Following: En espacios de trabajo que compartas con más personas, tienes la opción de "seguir" las páginas que te interesen para enterarte de las actualizaciones y cambios que se produzcan en ellas. En esta pestaña es donde verás esas actualizaciones.
    • All: Una combinación de todas las actualizaciones que hayas hecho en tu espacio de trabajo. Puedes verlo como una especie de Historia, pero a nivel global (porque también puedes acceder a la Historia de cada página, pero de nuevo, esto más adelante 😉)
    • Archive: Todas las notificaciones que hayas archivado de las pestañas anteriores aparecerán aquí.

Subsecciones del espacio de trabajo

Aquí es donde residirán todas tus páginas. Por defecto, en los primeros pasos con la herramienta, y si has creado una cuenta personal*, no habrá diferencia entre las páginas. Si lo que tienes es una cuenta Pro o de Equipo, verás una pequeña distinción en la barra lateral que dividirá las páginas entre las que se encuentran en Workspace y las que están en Private.

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Si tienes una cuenta personal, no verás la siguiente diferenciación. Por defecto todas las páginas serán privadas, sólo para ti, por lo que no habrá distinción entre esas y las que pertenezcan a Workspace.

Workspace y Private

Las páginas bajo el título Workspace son las páginas que podéis ver y compartir tanto tú como todas las personas que estén en tu equipo.

Las páginas en Private son las páginas a las que sólo tu tienes acceso. Así, si estás en una cuenta de trabajo, siempre tendrás tu pequeño espacio personal al que no podrá acceder más gente.

Shared

Cuando veamos las opciones de compartir, verás que una de ellas será la de compartir una página sólo con determinadas personas. Todas aquellas páginas que compartas de manera individual, aparecerían en esta subsección y sólo podrían verlas las personas con el enlace. Si usas Notion para el trabajo, esta es una opción interesante para, por ejemplo, notas de reuniones 1:1.

Favorites

Aquí es donde quedarán todas las páginas que hayas marcado como favoritas(más abajo veremos como se hace eso). Piensa en ellas como una especie de accesos directos a tus páginas más usadas o las que más te interesa tener a mano en diferentes momentos. Puedes moverlas a placer, añadir más o eliminar las que ya no necesites; sólo estarás eliminando ese "acceso directo", pero nunca la página original.

Templates, import & trash

Templates

Desde aquí puedes acceder a todo el repertorio de templates* que Notion pone a tu disposición. Si eres nuevo con la herramienta, puedes usar una de estas plantillas (están divididas por diferentes casos de uso) para echar a andar sin preocuparte por perder demasiado tiempo montándote tu propia página a medida.

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Los templates son plantillas con una estructura básica ya prediseñada que evitan tener que empezar a construír una página de 0.

Import

Desde el botón de Import, podrás importar datos de otras aplicaciones como Evernote, Trello, Asana, Word, Google Docs o Dropbox, poniéndote muy fácil la migración de toda tu información a Notion.

Trash

La papelera de toda la vida. Aquí es donde van a parar las páginas que elimines. Al pinchar aquí, se abrirá un panel con dos pestañas para poder revisar los items de la papelera de una manera un poco más sencilla. Por defecto, verás todo lo que has eliminado pero si lo que estás buscando es una subpágina dentro de la página en la que estés en ese momento, puedes pinchar en la pestaña de In current page, que te filtrará para solo ver las subpáginas eliminadas en esa página.

Por supuesto, todo lo que esté en la papelera podrás restaurarlo o eliminarlo definitivamente.

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La papelera de Notion no borra nunca nada. Esto a priori puede ser un poco incómodo porque, cuando buscas algo, también busca dentro de la papelera y es un comportamiento que probablemente no sea lo más útil para la mayoría de las personas, pero tiene una cosa buena y es que puedes usar la papelera como archivo de páginas que no quieres tener a la vista pero que tampoco quieres eliminar definitivamente.

El editor

El editor de Notion es donde crearás todo tu contenido. Está compuesto por una serie de menús en la parte superior que por defecto serán visibles pero que, en el momento en el que empieces a escribir, desaparecen para eliminar cualquier tipo de distracción y permitirte escribir más concentrado.

Navegación

Un pequeño "mapa" o breadcrumb para saber dónde estás respecto a la estructura de la página. Veremos cómo funciona la jerarquía entre páginas en Notion en seguida, pero por el momento basta con que sepas que desde aquí puedes ir hacia atrás y acceder a las páginas y subpáginas que contienen aquella en la que estás en ese momento.

Colaboradores

Si has invitado a alguien a ver esta página (que tiene que estar unido a Notion) aquí podrás ver todas las personas que tienen acceso.

Compartir

Desde aquí podrás ver las diferentes opciones de compartir una página.

  • Share to the web Al activar esta opción, se genera un enlace y se publicará la página en la web, siendo accesible a cualquier persona que tenga el enlace generado. Puedes además decidir si quieres que esa página pueda editarse, comentarse o duplicarse como template.
  • Share with workspace Si trabajas en un espacio de trabajo común, activando esta opción en las páginas privadas las estarás compartiendo con el resto de personas de ese espacio, auqnue tienes la posibilidad de elegir qué tipo de permisos les concedes (full access, permiso de edición, para comentar, sólo lectura...)
  • Invite people Esta es la opción para compartir páginas pero siendo tú quién eliges con quién compartirla introduciendo sus mails. Si esa persona no pertenece a tu equipo (o no tienes una cuenta de equipo), se unirá a la página como invitado, aunque de nuevo puedes elegir el tipo de acceso que le concedes.
  • Copy link Copia a tu portapapeles un link para dar acceso a toda persona que lo tenga. Obviamente este link sólo funcionará si previamente has activado alguna de las opciones de compartir anteriores ya que, si no, la página estará en modo privado y nadie podrá verla.

Updates

Desde aquí puedes ver todos los cambios y ajustes que hayas hecho tú o alguien de tu equipo en esa página.

Si trabajas en un workspace compartido, desde aquí también tienes la opción de activar o desactivar Follow this page para que las notificaciones de cambios te lleguen al panel de All Updates que vimos antes o no.

Si en tu organización trabajáis con Slack, con la opción de Connect Slack Channel, podrás indicar a qué canal de Slack quieres que lleguen las notificaciones.

Favorite

¿Recuerdas la sección de Favorites de la barra lateral? Esas páginas aparecerán ahí siempre y cuando las marques como favoritas con este botón en la zona superior derecha de cada página. Como decíamos antes, muy útil para tener acceso rápido a tus páginas más utilizadas. Para desmarcar una página como Favorita, sólo tienes que vovler a clickar en el botón, o acceder a las acciones secundarias de la página con el botón de ... que veremos ahora mismo

Menu ...

El menú superior contiene acciones de estilo adicionales que pueden aplicarse a la página, como por ejemplo:

Style: Te da a elegir entre una tipografía para tu página sin serifa, con serifa o monospace.

Small text: Para hacer la letra más pequeña y el espacio más condensado.

Full width: Puedes convertir tu página en una que ocupe el ancho completo del espacio de trabajo, muy útil cuando estés trabajando con tablas que se extiendan demasiado en anchura.

Page lock: Cuando quieres prevenir cambios y ediciones accidentales, es buena idea activar esta opción, que bloquea la página evitando que pueda editarse.

Database lock: Cuando estés trabajando con bases de datos (nosotros lo haremos en los próximos videos), la opción aquí cambiará a Database lock, que impedirá que se puedan hacer cambios en las propiedades o modos de visualización de la tabla, pero podrán seguir introduciéndose datos.

Page History: (sólo planes de pago): Para poder acceder a versiones antiguas (hasta 30 días) de la página y poder restaurar esas versiones.

Export: Exporta los contenidos de la página como un archivo, que puede ser PDF, HTML o Markdown y, en el caso de las bases de datos, como un archivo .csv.

Move to: Esta opción abre un pequeño panel para elegir a qué otro sitio de tu espacio de trabajo quieres mover la página.

👋🏻 C O N T A C T O

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