Cuando abres Notion por primera vez te encuentras con una página en blanco. Antes de empezar a crear páginas, es importante familiarizarse con el espacio de trabajo y entender cómo está organizado.
La barra lateral
La barra lateral es el panel de navegación principal de Notion. Desde aquí puedes acceder a todas tus páginas, buscar contenido, gestionar notificaciones y configurar tu espacio de trabajo. Se divide en tres secciones principales.
Cambio de espacio de trabajo, búsqueda, notificaciones y settings
Cambio de espacio de trabajo
Si perteneces a varios espacios de trabajo, puedes acceder a cada uno de ellos desde aquí. También puedes crear nuevos, añadir cuentas o cerrar sesión.
Búsqueda
La búsqueda de Notion es bastante potente. Puedes acceder a ella desde el icono de la lupa o con el atajo cmd/ctrl + p. Permite ordenar resultados, filtrar por tipo y combinar múltiples filtros para búsquedas avanzadas.
Notificaciones (All Updates)
Un panel que divide las notificaciones en cuatro tipos:
- Inbox: Menciones y alertas configuradas
- Following: Actualizaciones de páginas que sigues en espacios compartidos
- All: Actualizaciones globales del espacio de trabajo e historial
- Archive: Notificaciones archivadas previamente
Subsecciones del espacio de trabajo
Workspace y Private
Las cuentas personales no muestran distinción entre tipos de páginas; todas son privadas por defecto. Las cuentas Pro y Team muestran esta diferenciación. Las páginas del Workspace son visibles y compartibles con los miembros del equipo. Las páginas Private solo son accesibles para el propietario de la cuenta.
Shared
Las páginas compartidas individualmente aparecen aquí, visibles solo para aquellos con el enlace.
Favorites
Las páginas marcadas como favoritas aparecen aquí para acceso rápido. Puedes reordenar, añadir o eliminar favoritos sin borrar las páginas originales.
Templates, import & trash
Templates
Estructuras de página prediseñadas disponibles para diferentes casos de uso, que ayudan a los nuevos usuarios a evitar empezar desde cero.
Import
Puedes importar datos desde Evernote, Trello, Asana, Word, Google Docs o Dropbox.
Trash
Las páginas eliminadas van aquí. Un panel con dos pestañas permite revisar las eliminaciones: una muestra todos los elementos eliminados y otra filtra las subpáginas eliminadas dentro de la página actual. Los elementos pueden restaurarse o eliminarse permanentemente.
💡 La papelera nunca elimina nada definitivamente, lo que permite usarla como archivo para páginas que quieres ocultar pero no eliminar.
El editor
El editor contiene elementos del menú superior que desaparecen cuando escribes para minimizar distracciones.
Navegación
Una miga de pan (breadcrumb) que muestra tu ubicación actual dentro de la jerarquía de páginas, permitiendo navegar a páginas padre y subpáginas.
Colaboradores
Muestra las personas con acceso a la página actual (deben ser usuarios de Notion).
Compartir
Las opciones incluyen:
- Share to the web: Genera un enlace, publica la página públicamente, con opciones de edición, comentarios o permisos de duplicación
- Share with workspace: Hace visibles las páginas privadas para los miembros del workspace con niveles de permisos seleccionables
- Invite people: Comparte con personas específicas vía email, otorgando niveles de acceso personalizables
- Copy link: Copia un enlace para compartir al portapapeles (solo funcional tras activar una opción de compartir)
Updates
Muestra todos los cambios realizados por ti o miembros del equipo. Opciones para seguir la página y recibir notificaciones, y conectar con canales de Slack.
Favorite
Botón para marcar páginas como favoritas para acceso rápido en la barra lateral.
Menu ...
Opciones adicionales de estilo y gestión:
- Style: Opciones tipográficas (serif, sans-serif, monospace)
- Small text: Espaciado condensado
- Full width: La página abarca todo el ancho del workspace
- Page lock: Previene ediciones accidentales
- Database lock: Previene cambios en propiedades/vistas pero permite entrada de datos
- Page History: Acceso a versiones anteriores (límite de 30 días, solo planes de pago)
- Export: Descargar como PDF, HTML, Markdown o CSV
- Move to: Reubicar la página dentro del workspace